550 km wegen, 140 km vaarwegen en een grote reeks sluizen en bruggen. Zie daar het werkterrein van de Dienst Beheer Infrastructuur (DBI) van de Provincie Zuid-Holland. Elke dag zorgen de medewerkers van de dienst, dat iedereen veilig en vlot gebruik kan maken van de wegen en vaarwegen in de provincie. Circa 300 werknemers, met uiteenlopende achtergronden, opleidingen en functies, zorgen voor beheer en onderhoud. Een belangrijke taak. Maar ook hier geldt: verandering is er altijd en overal. Zo ook binnen DBI: het uitvoerende werk zal steeds verder worden uitbesteed aan een externe aannemer, werknemers van de dienst krijgen een voornamelijk toetsende rol. Er gaat daarmee veel veranderen in het werk voor ongeveer 65 medewerkers. Maar hoe, is nog niet volledig duidelijk. Een traject dat roept om co-creatie.

De Dienst Beheer Infrastructuur van de Provincie Zuid-Holland stelde zich niet alleen ten doel om deze verandering goed te laten verlopen, maar greep de situatie ook aan, om te leren om succesvol om te gaan met veranderingen en de bijbehorende onzekerheid. Verandering is er immers altijd en overal en ook bij de Provincie Zuid-Holland is dit niet de laatste verandering.

Een slimme toekomstbestendige visie die naadloos aansluit bij waar Changekitchen in gelooft: een belangrijke basis voor succes, ligt in het goed kunnen omgaan met verandering. Niet alleen nu, maar ook de komende jaren. Wendbaarheid is belangrijk, zowel voor de individuele medewerker als voor de organisatie. Wij zien onze opdracht dan ook niet als een lineair traject, waarbij we medewerkers van de dienst helpen om van het werk nu, naar het werk straks te komen; het gaat niet over 65 medewerkers ‘zonder al te veel gedoe door deze verandering heen loodsen’. Ons ambitieniveau is hoger: het gaat erom hoe we kunnen bijdragen aan duurzame flexibiliteit en het structureel vergroten van het aanpassingsvermogen van deze groep medewerkers en van de gehele organisatie. Co-creatie levert hierbij het grootste leereffect.

En zo kwam het, dat ik namens Changekitchen het terrein van de Dienst Beheer Infrastructuur opstapte. Er ging een nieuwe en fascinerende wereld voor me open. Een wereld van verkeersborden, bergen strooizout, ei-gele autos, mannen (en een enkele vrouw) die hele dagen op de Provinciale wegen rijden en zorgen dat het verkeer doorstroomt. Zij zijn degenen die er bij een ongeval voor zorgen dat het verkeer weer snel en veilig gebruik kan maken van de weg. Zij hebben er afgelopen winter weer voor gezorgd dat er gestrooid werd bij gladheid. Zij zorgen de beschoeiing in goede staat blijft en de brug opengaat voor een passerend binnenvaart- of recreatieschip.

Het geheim van goed leren omgaan met verandering als organisatie, is: helder hebben waar het naar toe moet, maar ‘de hoe-vraag’ nog openlaten. De bereidheid te onderzoeken wat bijdraagt, wat nog mist en wat anders moet. Samen. En met eerlijkheid naar elkaar en naar de medewerkers. En dat leer je het beste via co-creatie, zo is onze overtuiging. Co-creatie is een vorm van samenwerken, waarbij alle deelnemers, samen met de externe adviseurs, invloed hebben op het proces en het resultaat van dit proces. Het betekent dus ook dat de opdrachtgever, tijdens het proces, invloed heeft op het traject. Belangrijke voorwaarden voor succesvolle co-creatie zijn: openheid, vertrouwen en gelijkwaardigheid. Samen ben je in dialoog, met enthousiasme en daadkracht, gefocust op het resultaat. We vertrekken dus met een plan, maar niet met een blauwdruk, want ook tijdens het traject is er sprake van verandering en voortschrijdend inzicht. Daar willen we ruimte voor laten. We kijken regelmatig samen terug, we bespreken wat goed was, wat beter kan en blikken samen weer vooruit. Wat staat ons nu te doen? En wie doet wat? Als projectleider is het belangrijk om de balans te bewaken tussen ruimte bieden en concrete stappen maken, tussen stevige discussies en de focus op het resultaat. `Het doel is de baas’ tenslotte…

Hoe zit zo’n co-creatie traject eruit in de praktijk? Een eerste stap is het werk van de Dienst Beheer Infrastructuur werkelijk leren begrijpen. Pas daarna en hangen we er een concreet doel aan, samen met de Afdeling Opleidingen van de provincie. Samen, want in co-creatie maken we optimaal gebruik van de kennis van de opdrachtgever en leren we van elkaar.

Goed leren omgaan met verandering, speelt zich bij de Dienst Beheer Infrastructuur (DBI) van de Provincie Zuid-Holland af op twee niveaus. Het eerste niveau is dat van de 65 medewerkers die te maken hebben met een nieuwe definitie van hun functie. Zij zullen zelf moeten kiezen hoe ze tegenover deze verandering staan en hoe ze de situatie vorm willen geven voor henzelf. Willen ze de nieuwe functies gaan uitoefenen? Past dit bij hun talenten en ambities? Zijn ze er geschikt voor? Worden ze er gelukkig van? Bij elke verandering horen dergelijke belangrijke vragen die iedereen voor zichzelf moet beantwoorden. Co-creatie is ieders stem willen horen. Het is ook de inhoudelijke waarde meenemen van de mensen die het werk kennen op uitvoeringsniveau. In individuele gesprekken met medewerkers luisteren we, spiegelen we en confronteren we. We dagen hen uit en nemen ze soms bij de hand. We geven workshops en voorbereidingsopdrachten en helpen hen sterke punten te benoemen en zicht te krijgen op hun blinde vlekken. Zo bereiden we hen voor op het gesprek over hun toekomst.

Het tweede niveau van leren omgaan met verandering ligt hoger: op organisatieniveau. Op dit niveau spreken met onze opdrachtgevers van de Provincie Zuid-Holland over de verandervraag. Deze krijgt gaandeweg steeds meer diepte: van een eendimensionale vraag aan te begin, ligt er later een driedimensionale vraag die aansluit bij de realiteit. Wij komen niet met een kant en klaar plan, maar zetten nadrukkelijk in, op het samen vormgeven van het traject. Dat levert het hoogste leerrendement, zo is onze ervaring. We bespreken dus voortdurend de voortgang van het proces. We brengen alle aanwezige kennis met elkaar in verbinding, en integreren de aanpak meteen in het aanwezige systeem. Om alle veranderingen die in de toekomst nog gaan komen, als organisatie goed vorm te geven, moet de Provincie Zuid-Holland het zelf in de vingers krijgen. Wij proberen dus zoveel mogelijk van onze kennis en inzichten over te dragen in praktijk. En deze te koppelen aan alle kennis die al aanwezig is in de organisatie. Zo werken we stap voor stap aan de borging van kennis en inzicht en is de Provincie Zuid-Holland zelf in staat om in de toekomst succesvol om te gaan met verandering. Ook als de mensen van Changekitchen weg zijn. Want daar gaat het om: duurzaam kennis integreren, zodat onze opdrachtgever er blijvend beter van wordt.

Voor mij persoonlijk is co-creatie the way to go. Het ligt me, het past mij als mijn mooiste paar schoenen. Ik geloof echt dat het koppelen van kennis van de betrokken mensen en van het werkterrein, samen met kennis van veranderen en leren, zorgt voor een mooi, duurzaam resultaat. Ook bij de Provincie Zuid-Holland.

Meer inspirerende blogs lezen? Volg Changekitchen op LinkedIn!

———

Hermien Kosian is partner bij Changekitchen, een bureau gespecialiseerd in organisatieverandering. Hermien werkt vanuit de overtuiging dat alle benodigde kennis om succesvol te veranderen, al aanwezig is. Met haar optimisme en ervaring, krijgt ze organisaties blijvend in beweging. Vanuit Changekitchen werkt zij aan complexe verandertrajecten in zorg, onderwijs en openbaar bestuur. Altijd met het doel: duurzaam kennis integreren, zodat de opdrachtgever er blijvend beter van wordt.